Highlights from the COLONOS General Assembly in Puerto Aventuras

This is an informal summary of the COLONOS General Assembly which was held on March 29, 2025. Official meeting minutes will be distributed by the board. Desplázate hacia abajo para leer el resumen en español.

The meeting was led by President Alfonso Serrano, with Treasurer Andrew Devlyn and Secretary Victor Rodriguez present. The President of the Vigilance Committee, Architect Roman Rivera Torres, was not in attendance.

Out of the 8,500 total possible votes (or “keys”) in Puerto Aventuras, 3,600 were represented at the Assembly, and another 11 followed along on Zoom.

President’s Report

President Serrano began by highlighting what the Board accomplished during 2024. Most of the work centered on cleaning up problems inherited from the previous administration—particularly issues caused by having two associations operating at the same time. These conflicts were resolved, culminating in the closure of the Covenant of Association in December 2024 and the termination of the contract with Associa in January 2025.

He emphasized the need for unity among property owners and encouraged compliance with the rules for peaceful coexistence.

2024 Financial Report

Treasurer Devlyn walked us through the numbers for 2024. The Covenant Loan was repaid, which allowed the transfer of about 5.9 million pesos to Colonos at the end of the year. That means Colonos won’t have to carry the burden of loan repayments in 2025.

Total income reached 37 million pesos, which was 4.95 million more than budgeted. This surplus came from recovering overdue maintenance fees (and their interest), along with construction fees that hadn’t been anticipated in the budget.

• Personnel salaries and expenses came in 428,000 pesos under budget.
• Operations and maintenance went 2.25 million over budget, mostly because of higher general maintenance costs, security contracts, and camera-related expenses.
• Administrative expenses also exceeded the budget by 690,000 pesos.

Some figures will be updated—for example, in the Road Maintenance Reserve—and the final numbers will be presented with the audited accounts when available.

Open Discussion Highlights:

• Several members were unhappy with security services, gardening and maintenance quality, and road conditions—especially after a 20% increase in maintenance fees in 2024 and the removal of the 10% early payment discount.
• One member suggested that delinquent fees should be shown as assets on the balance sheet under “Accounts Receivable,” as required in Chapter VI, Article 15 of the Bylaws. Devlyn said this is under review and being discussed with the auditor, noting it would require changes to the invoicing system.
• A concern was raised about using construction fees to repay the Covenant Loan when there were still old debts from 2021 and earlier. The member cited a breach of Clause 3 in the 2022 Agreement. Devlyn countered that the clause allowed construction fees to be used “if necessary,” which he said was not a legal term. The member disagreed, saying the language had been vetted by three lawyers.
• Another resident brought up that the previous Board had hired Associa without Assembly approval, which ended up costing 2.8 million pesos annually.

Audit of 2024 Accounts

Devlyn explained that the 2024 financial statements were audited, but a misallocation of 2.5 million pesos (maintenance fees mistakenly classified as construction fees) needs to be corrected. Once adjusted, the final statements will be sent to the senior auditor. The audited accounts are expected to be presented for approval at an Extraordinary Assembly later this year.

General Manager’s Report: What Got Done in 2024

General Manager Arturo Cano reported on a busy year:

• Cleanup and debris removal after Hurricane Beryl.
• Maintenance projects under Engineer Luis F. Duque.
• 90% of video cameras installed.
• Carlos Quiñones was promoted to Administrative Manager.
• The ODOO management system was introduced.
• Cecilia Garcia was brought on to improve customer service and manage events and communication campaigns.
• Work began on a new Colonos website.
• Architect Concepción led construction oversight, including recovering keys from 14 new projects and updating security deposit records. 69 construction projects were happening simultaneously.
• Building regulations are being updated.
• Security Manager Roberto Ramirez helped reduce robberies from 9 in the first half of the year to 4 in the second half before leaving for personal reasons at the end of January.

Work Plan for 2025

Cano shared the goals for this year:

• Full implementation of ODOO by July 2025.
• Hire a new Security Manager.
• Finish installing all remaining video cameras.
• Repair roads.
• Hire 4 staff to monitor video surveillance.
• Hire 7 new maintenance staff for Plano 4 and Central Park.
• Forest waste management.
• Organic fumigation.
• Maintenance and painting of the Main Entrance building.
• Purchase 120-liter garbage bins for public spaces and the beach.

Estimated total cost: 4.2 million pesos.

2025 Budget and Maintenance Fees

Devlyn said a 10% increase in maintenance fees would be necessary to meet expenses, bringing projected income to 39.75 million pesos (up from 37.08 million in 2024).

Expense Highlights:

• Admin payroll: 7.73 million pesos (up from 6.03 million), including Associa’s January payment and new hires.
• Operations and maintenance payroll for 43 people (7 new hires) and a 14% union wage increase: 19.96 million pesos (up from 15.76 million).
• Other operations and maintenance costs: 16.28 million pesos, with the security contract rising from 9.9 to 11.36 million pesos due to new labor rules.

Comments from the Floor:

• Several members were disappointed by the lack of visible improvements in 2024 despite the 20% fee hike and the lost 10% early payment discount.
• Requests were made for monthly reports on gardening, security, and maintenance services.

Both Serrano and Devlyn said many of the improvements from 2024 would become more evident in 2025 and that the 10% increase was essential to keep the momentum.

Voting result:

• 1,552 in favor
• 1,705 against

The proposed fee increase was rejected.

Special Projects: Cultural Center Renovation

Devlyn proposed renovating the Cultural Center:

• Rebuilding the palapa: 1.9 million pesos
• Restroom renovations , new stage , lighting and other improvements : 1.45 million pesos 
• Total: 3.85 million pesos
• Funding via a one-time extraordinary fee equal to half a trimester’s dues

Reactions:

• One member suggested the Center could be funded through event ticket sales.
• Another recommended tackling the repairs in stages due to more urgent priorities.
• Someone else asked that multiple price quotes be obtained.

Voting result:

• 1,223 in favor
• 2,347 against

The proposal was rejected.

Construction Regulations

The regulations are being revised. The new version will be published soon.

General Topics of Interest

Several important issues were raised by the community:

• Golf cart control: Many voiced concern over underage drivers and speeding. Enforcement of rules was requested.
• Main Gate access: A member said current policies are hurting restaurant businesses and should be reviewed to ensure public access without compromising security.
• Membership database: One member said the reported 8,500 keys/votes seems low given the number of lots sold and buildings constructed since mid-2022.
• Delinquency Reports: A member noted big differences between the reports issued by Associa in November 2024 and those from Colonos in January 2025. He offered to work with the Board, along with a team of property owners, to identify accurate figures and develop better collection strategies. The Board agreed to this collaboration.
• Organic fumigation: A resident expert suggested using four organic products twice daily, saying it wouldn’t cost more. The idea received strong support and will be explored further with the Board.

That wraps up everything that was discussed and decided at the 2025 COLONOS General Assembly. As I mentioned, out of the 8,500 total possible votes (or “keys”) in Puerto Aventuras, 3,600 were represented at the Assembly, and only another 11 followed along on Zoom. I am personally disappointed by those numbers considering the important issues we have to face together as a community.

If you’re a property owner in Puerto Aventuras, I encourage you to stand up for your community. If you cannot attend these meetings in person, assign a proxy to vote on your behalf. Get involved, stay informed, and let your voice be heard.

Resumen de la Asamblea General de COLONOS en Puerto Aventuras

Este es un resumen informal de la Asamblea General de COLONOS, realizada el 29 de marzo de 2025. La minuta oficial será distribuida por el Consejo.

La reunión fue presidida por Alfonso Serrano, con la presencia del Tesorero Andrew Devlyn y el Secretario Víctor Rodríguez. El Presidente del Comité de Vigilancia, el Arquitecto Román Rivera Torres, no asistió.

De los 8,500 votos posibles (o “llaves”) en Puerto Aventuras, se representaron 3,600 en la Asamblea, y otras 11 personas la siguieron por Zoom.

Informe del Presidente

El presidente Serrano comenzó destacando lo logrado por el Consejo durante 2024. La mayoría del trabajo se centró en resolver problemas heredados de la administración anterior, especialmente los conflictos causados por tener dos asociaciones operando al mismo tiempo. Estos conflictos se resolvieron con el cierre del Pacto de Asociación en diciembre de 2024 y la finalización del contrato con Associa en enero de 2025.

Serrano subrayó la necesidad de unidad entre los propietarios e hizo un llamado a respetar el reglamento para lograr una convivencia pacífica.

Informe Financiero 2024

El Tesorero Devlyn explicó los números de 2024. Se pagó el préstamo del Pacto de Asociación, lo cual permitió transferir aproximadamente 5.9 millones de pesos a Colonos al final del año. Esto significa que Colonos ya no tendrá que cubrir pagos de ese préstamo en 2025.

El ingreso total fue de 37 millones de pesos, lo que representa 4.95 millones más de lo presupuestado. Este excedente provino del cobro de cuotas de mantenimiento atrasadas (y sus intereses), así como de cuotas por construcciones no previstas en el presupuesto.

Los sueldos y gastos de personal estuvieron 428,000 pesos por debajo del presupuesto.

Operación y mantenimiento excedieron el presupuesto en 2.25 millones, principalmente por mayores costos de mantenimiento general, contratos de seguridad y gastos relacionados con cámaras.

Los gastos administrativos también superaron el presupuesto por 690,000 pesos.

Algunas cifras se actualizarán —por ejemplo, en la Reserva de Mantenimiento de Vialidades— y los datos finales se presentarán con las cuentas auditadas.

Comentarios Destacados de la Discusión Abierta

Varios miembros manifestaron su inconformidad con los servicios de seguridad, la calidad de jardinería y mantenimiento, y las condiciones de las vialidades, especialmente tras el aumento del 20% en las cuotas de mantenimiento en 2024 y la eliminación del 10% de descuento por pronto pago.

Un miembro sugirió que las cuotas vencidas deberían mostrarse como activos en el balance bajo “Cuentas por Cobrar”, como lo exige el Capítulo VI, Artículo 15 de los Estatutos. Devlyn respondió que esto está en revisión con el auditor, y que requeriría ajustes en el sistema de facturación.

Se expresó preocupación por haber usado cuotas de construcción para pagar el préstamo del Pacto cuando aún existían deudas anteriores a 2021. El miembro citó una violación de la Cláusula 3 del Acuerdo 2022. Devlyn respondió que esa cláusula permitía el uso de cuotas de construcción “si fuera necesario,” señalando que no es un término legal. El miembro discrepó, indicando que el lenguaje fue revisado por tres abogados.

Otro residente mencionó que la anterior Mesa Directiva contrató a Associa sin aprobación de Asamblea, lo cual terminó costando 2.8 millones de pesos anuales.

Auditoría de Cuentas 2024

Devlyn explicó que los estados financieros 2024 fueron auditados, pero se necesita corregir una mala clasificación de 2.5 millones de pesos (cuotas de mantenimiento registradas como de construcción). Una vez corregido, los estados finales se enviarán al auditor principal. Se espera presentar las cuentas auditadas para su aprobación en una Asamblea Extraordinaria este mismo año.

Informe del Administrador General: Lo Realizado en 2024

El Administrador General Arturo Cano reportó un año con bastante actividad:

• Limpieza y retiro de escombros tras el huracán Beryl.
• Proyectos de mantenimiento bajo el Ingeniero Luis F. Duque.
• Instalación del 90% de las cámaras de video.
• Carlos Quiñones fue promovido a Administrador Administrativo.
• Se implementó el sistema de gestión ODOO.
• Se incorporó a Cecilia García para mejorar la atención al cliente y coordinar eventos y campañas de comunicación.
• Se inició el desarrollo de un nuevo sitio web para Colonos.
• La arquitecta Concepción lideró la supervisión de obras, recuperó llaves de 14 nuevos proyectos y actualizó los registros de depósitos de garantía. Había 69 obras simultáneas.
• Se están actualizando los reglamentos de construcción.
• El Gerente de Seguridad, Roberto Ramírez, ayudó a reducir los robos de 9 en el primer semestre a 4 en el segundo antes de retirarse por motivos personales a finales de enero.
  

Plan de Trabajo para 2025

Cano compartió los objetivos para este año:

• Implementación total de ODOO para julio de 2025.
• Contratar a un nuevo Gerente de Seguridad.
• Terminar la instalación de las cámaras restantes.
• Reparación de vialidades.
• Contratación de 4 personas para monitoreo de cámaras.
• Contratación de 7 nuevos trabajadores de mantenimiento para Plano 4 y Parque Central.
• Manejo de residuos forestales.
• Fumigación orgánica.
• Mantenimiento y pintura del edificio de la Entrada Principal.
• Compra de botes de basura de 120 litros para áreas públicas y la playa.
  

Costo estimado total: 4.2 millones de pesos.

Presupuesto 2025 y Cuotas de Mantenimiento

Devlyn explicó que se requería un aumento del 10% en las cuotas para cubrir los gastos, lo cual llevaría el ingreso proyectado a 39.75 millones de pesos (desde 37.08 millones en 2024).

Aspectos destacados del gasto:

• Nómina administrativa: 7.73 millones de pesos (sube desde 6.03 millones), incluyendo el pago de enero a Associa y nuevas contrataciones.
• Nómina de operación y mantenimiento para 43 personas (7 nuevos) y aumento salarial del sindicato del 14%: 19.96 millones de pesos (sube desde 15.76 millones).
• Otros costos de operación y mantenimiento: 16.28 millones de pesos, con el contrato de seguridad aumentando de 9.9 a 11.36 millones por nuevas normas laborales.
  

Comentarios del Público

Varios miembros expresaron decepción por la falta de mejoras visibles en 2024 a pesar del aumento del 20% y la eliminación del descuento por pronto pago.

Se solicitaron reportes mensuales sobre jardinería, seguridad y mantenimiento.

Serrano y Devlyn dijeron que muchas de las mejoras realizadas se verán reflejadas en 2025 y que el aumento del 10% era esencial para no perder el impulso.

Resultado de la votación:
1,552 a favor
1,705 en contra

El aumento fue rechazado.

Proyectos Especiales: Renovación del Centro Cultural

Devlyn propuso renovar el Centro Cultural:

• Reconstrucción de la palapa: 1.9 millones de pesos
• Remodelación de baños, nuevo escenario, iluminación y otras mejoras: 1.45 millones de pesos
• Total: 3.85 millones de pesos
• Financiamiento: una cuota extraordinaria única equivalente a medio trimestre.
  

Reacciones:

• Un miembro sugirió financiarlo con la venta de boletos para eventos.
• Otro recomendó hacerlo por etapas, priorizando asuntos más urgentes.
• Se pidió obtener varios presupuestos antes de decidir.
  

Resultado de la votación:
1,223 a favor
2,347 en contra

La propuesta fue rechazada.

Reglamento de Construcción

Se están revisando los reglamentos. La nueva versión será publicada próximamente.

Temas Generales de Interés

La comunidad planteó varios temas importantes:

• Control de carritos de golf: preocupación por menores conduciendo y exceso de velocidad. Se pidió mayor vigilancia.
• Acceso por la entrada principal: se comentó que las políticas actuales están afectando a los restaurantes. Se pidió revisarlas para permitir el acceso público sin comprometer la seguridad.
• Base de datos de socios: se cuestionó si las 8,500 llaves reportadas son correctas, considerando la cantidad de terrenos vendidos y construcciones desde mediados de 2022.
• Reportes de morosidad: se señalaron discrepancias entre los reportes de Associa (noviembre 2024) y los de Colonos (enero 2025). Un miembro se ofreció a colaborar con el Consejo, junto con un grupo de propietarios, para verificar cifras y proponer mejores estrategias de cobro. El Consejo aceptó la colaboración.
• Fumigación orgánica: un residente con experiencia recomendó usar cuatro productos orgánicos dos veces al día, asegurando que no incrementaría el costo. La propuesta fue bien recibida y se explorará más a fondo con el Consejo.
  

Eso resume todo lo discutido y decidido en la Asamblea General de COLONOS 2025. Como mencioné, de los 8,500 votos posibles en Puerto Aventuras, solo 3,600 estuvieron representados y 11 más siguieron la Asamblea por Zoom. Personalmente, me decepciona esa baja participación considerando los temas tan importantes que enfrentamos como comunidad.

Si eres propietario en Puerto Aventuras, te animo a involucrarte. Si no puedes asistir en persona, asigna un representante. Infórmate, participa y haz que tu voz cuente.